Getting Things Done!

Het is alweer een paar weken geleden dat ik de cursus Timemanagement volgde bij Het Effectieve Werken. Eerlijk gezegd dacht ik vooraf wel dat ik effectief werkte (ik ben secuur en erg planmatig) maar ik had wel wat moeite met het houden van de focus zeker als ik op kantoor werk waar regelmatig mensen binnenlopen en vragen stellen. Dus dat Timemanagement leek me wel wat zeker omdat dit een van de weinige cursussen was waar men blijkbaar niet met de Getting Things Done methode van David Allen werkte. Daar had ik al veel over gelezen en dat was mij iets teveel gericht op het inrichten en effectief gebruik maken van je e-mail programma. Maar ook het Effectieve Werken bleek deze methode omarmd hebben…
Screenshot 2014-03-06 15.35.06
Uiteindelijk heb ik er toch wel iets aan gehad. Wat dan? Nou, dat mijn mailbox elke dag helemaal leeg is en dat ik nu vanuit mijn takenlijst werk. Oh ja, ik heb minder mapjes in mijn mailbox staan en sleep nu alles naar een mapje genaamd Archief. Ook heel handig :-)

Maar serieus, de cursus van twee dagen leverde me in ieder geval wat meer inzicht in de methode van David Allen op en dat is niet verkeerd als je planmatig te werk wil gaan. Wat ik ook geleerd heb is dat ik me nu minder laat afleiden door dingen om me heen. Ik heb alle e-mail notificaties van Outlook uitgeschakeld en als ik geconcentreerd wil werken, sluit ik Outlook helemaal af. Jaja, een open deur maar blijkbaar werkt het wel als een externe dit tegen je zegt en je er dan ook daadwerkelijk twee weken mee aan de slag gaat. Ook handig, bij GTD heb je meerdere keren per dag een soort van beslismoment. Alles wat op dit moment fysiek en digitaal aan informatie bij je is binnengekomen check je en je bepaalt meteen wat ermee moet gebeuren. Je doet er niets mee, je moet er op termijn iets mee dus maak je er een taak van of je moet er meteen iets mee. Dat helpt in die zin dat je in de meeste gevallen nog maar een keer bijvoorbeeld die bewuste mail in je inbox leest en daarna meteen beslist wat je ermee doet. Wat mij nog weleens over kwam is dat e-mail dagen/weken in mijn inbox bleven staan en ik me elke dag weer afvroeg wat ik ermee moest doen. Die beslissing neem ik nu meteen. Dat wil overigens niet zeggen dat ik daarna nooit meer op die beslissing terugkom.

Ook een open deur maar oh zo handig, start je Outlook op met je takenlijst, zo zie je niet meteen die vele ongelezen mailtjes. Nee, die lees je wel als er een beslismoment is. Je start je dag met een DOE moment zodat je fris en fruitig meteen al een taak kunt afronden voordat je weer in die mailbox duikt.

Dat lukt allemaal erg aardig maar wat ik wel nog steeds lastig vind zijn onderbrekingen als je net zo lekker ‘aan het doen’ bent op je werk. Een collega heeft een dringende vraag, je telefoon gaat (sowieso zijn telefoontjes heel irritant want je kunt dan niet zelf bepalen of je, net als bij een mail, later wel reageert, nee, je moet nu die telefoon beantwoorden) en hoe ga je daar dan mee om? Ik ben dan al vaak helemaal uit mijn ritme ook al is het maar een korte vraag. Dat blijft in ieder geval een aandachtspunt voor mezelf!

Zo, ik ga weer snel de mailbox openen, tijd voor een beslismomentje. Alhoewel, volgens het screenshot heb ik geen nieuwe mail :-)

NB: Meer weten over de cursus die ik gedaan heb, check de link. Is het bovenstaande een onsamenhangend verhaal en zoek je meer achtergrondinformatie over GTC, check dan eens Wikipedia.

Advertenties

2 gedachtes over “Getting Things Done!

  1. Leuke tips, dankjewel.
    De binnenlopers zijn een bekend probleem waar ik nog geen oplossing voor heb. Het kost vaak teveel negatieve energie om in discussie met ze te gaan dus is het vaak een kwestie van “oke doe ik wel even tussendoor…..”

  2. @Ron: Gewoon meteen stellig reageren met ‘sorry, ik heb nu geen tijd, kom later even terug’. Die discussie ga ik sowieso niet aan.

Reacties zijn gesloten.